Faq Webinar Conservazione 

Nuove linee guida Agid sulla conservazione digitale: cosa cambia?

Q&A 

La durata della conservazione è sempre 10 anni? Se un cliente decide di cambiare "conservatore" Namirial consente la "sola" conservazione dei documenti già conservati? Come verrà gestito l'accesso per la consultazione dei dati?

Secondo quanto indicato nel contratto e dal manuale della Conservazione di Namirial. La gestione continuerà ad essere trattata secondo quanto indicato nel contratto e dal manuale della Conservazione di Namirial.

Per la fatturazione elettronica non sarà più Namirial a produrre in automatico i PdV, e ci saranno funzioni specifiche per scaricare gli XML in vista della produzione del PdV?

l ruolo del Produttore dei PdV dal punto di vista contrattuale e formale è del Titolare o di un Gestore tecnico diverso da Namirial. Poi per il flusso di fatturazione, Namirial come anche tutti gli altri Intermediari della fatturazione e Conservatori naturalmente gestisce il flusso di fatturazione da SDI alla conservazione, fa attività di normalizzazione e gestione del flusso, ma questo flusso fa accezione ed AgID lo sa benissimo. La stessa cosa accade anche nel servizio di conservazione erogato dall'Agenzia delle Entrate e da Sogei: sono loro che gestiscono i flussi ma anche in quell'affidamento contrattuale il Produttore dei PdV è formalmente il contribuente.

Nell'attuale scheda servizi non vedo l'indicazione del Produttore, verrà fornita una nuova scheda servizi per questo?

Nella scheda servizi è già inserita la ragione sociale del cliente, o quella del gestore tecnico. A seconda delle casistiche questo è il dato che verrà riportato.

Per chi è Partner Namirial per la Fatturazione Elettronica, dobbiamo solo far firmare il Manuale di Conservazione?

I partner devono far compilare il manuale ai propri clienti.

Il manuale della conservazione è obbligatorio solo per la PA?

No, per tutti.

Il manuale di conservazione è sottoposto ad obbligo di pubblicazione sull'albo dell'Istituto?

Se trattasi di pubblica amministrazione allora sì. L'ente pubblico è tenuto a redigere, adottare con provvedimento formale, a conservare digitalmente il manuale e pubblicare il Manuale di conservazione sul proprio sito web istituzionale, in modo che sia chiaramente identificabile all’utenza nell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del D.lgs. 33/2013. 

Quali tipi di codifica per i file TXT può essere utilizzata? UTF8, UTF16, solo ASCII, codepage europea?

Se il Conservatore presenta come Namirial una valutazione di interoperabilità per un formato non presente nell'Allegato 2 delle Linee Guida, è possibile utilizzare ancora il TXT anche se raccomandiamo per il futuro di migrare ad altri formati più idonei e individuati da AgID, come ad esempio il PDF/A. In questa fase transitoria di migrazione, se potete scegliere è consigliabile utilizzare la codifica ASCII seconda versione chiamata "ASCII esteso" che si è affermata dapprima come standard de facto (nel corso degli anni 80) e successivamente come standard ISO/IEC 8859. Essendo questa seconda versione ASCI a 8 bit, consente una gamma più ampia di caratteri (256 in totale) e quindi può meglio adattarsi alle esigenze di lingue in cui gli alfabeti sono particolarmente vasti.

Il manuale va conservato digitalmente o basta averlo in ufficio?

Il manuale va conservato in quanto documento informatico ai sensi del combinato art. 2220 del Codice Civile e art. 43 comma 3 del CAD.

L'introduzione di nuovi metadati obbligatori in alcune tipologie di documenti che cosa comporta a partire dal 01/01/2022? I PdV con i metadati che vengono usati attualmente e che non li prevedono verranno comunque accettati dal conservatore? Come sarà possibile ampliare il set di metadati? Con quali tempi?

Fino al 31.12.2021 sarà possibile conservare i pacchetti con metadati dell'attuale linea guida. Dal 1° Gennaio i metadati dovranno essere quelli delle nuove linee guida, seguendo quanto indicato all'interno del documento SDK fornito a suo tempo. I metadati sono modificabili solo per quei Partner o Clienti che inviano un PdV già formattato. Per tutti gli altri la gestione è quella già in essere, secondo la quale Namirial provvede ad inserire tutti i metadati necessari con le valorizzazioni appropriate.

Se un cliente ha conservato con l'Agenzia delle Entrate, è già presente il Manuale del conservatore da inserire nel documento che state esponendo? Se è attiva una doppia conservazione Intermediario e Agenzia, come si procede? Se viene fatto un cambio Intermediario per la conservazione (ho un anno con Zucchetti, e quello successivo con Namirial)?

Nel caso di contemporaneo utilizzo di servizi di conservazione digitale presso diversi provider, il template attuale non è sufficiente. È tuttavia possibile utilizzarlo come punto di inizio per compilare un proprio manuale avendo cura di inserire, almeno: i riferimenti degli altri provider di servizi di conservazione, la lista delle tipologie documentali conservate con ciascun conservatore (eventualmente attingendo all'equivalente dell'attuale scheda di servizio Namirial) il Manuale del servizio di conservazione di ogni provider Conservatore e tutti i documenti ritenuti necessari ad integrare quanto eventualmente non presente. 

Il manuale della conservazione del titolare deve essere redatto da ciascun soggetto che conserva? Ad esempio se sono un commercialista che utilizza un sistema Namirial, devo compilare il manuale per lo studio? Devono farlo anche dai suoi clienti per i quali ha la delega?

In caso di un ambiente di conservazione unico, ossia con una sola partizione archivio di un solo Titolare, il manuale va compilato una volta sola dal responsabile della conservazione per tutti i clienti. Nel caso invece di più ambienti, quindi di più partizioni di archivio relative a ciascun Titolare, ne deve essere redatto uno specifico per ciascun ambiente.

Come possiamo effettuare le modifiche relative alle nuove linee guida? Possiamo contare sul vostro supporto?

Dal 1° Gennaio i metadati dovranno essere quelli delle nuove linee guida, seguendo quanto indicato all'interno del SDK fornito a suo tempo.

In caso un partner fornisca servizi a multiple aziende, le aziende possono essere avvertite tramite una newsletter, ma cosa succede se le aziende non provvedono?

Vi è un obbligo di legge prescritto dal paragrafo 4.5 delle Linee Guida AgID che stabilisce in capo a ciascun responsabile della conservazione di ciascuna delle aziende in questione di dover redigere e aggiornare il Manuale della Conservazione. Quindi non devono provvedere le aziende mai i loro responsabili della conservazione. Non esiste una sanzione specifica da Codice dell'Amministrazione Digitale per i Privati mentre per le PA sì, ma il manuale della conservazione di ciascuna azienda potrebbe essere richiesto dal loro organo di controllo (es, dal collegio sindacale) o da qualche autorità competente (Agenzia delle Entrate, GdF, etc.). Il rischio di sanzionamento potenzialmente è basso ma non si può escludere o preventivamente definire. 

I documenti già portati in conservazione devono essere modificati nel rispetto delle nuove linee guida? Le nuove linee guida definiscono entro quanto tempo si può portare un documento in conservazione a norma?

No, le tempistiche non cambiano rispetto al passato. 

Se il pacchetto di versamento viene prodotto automaticamente da un servizio erogato da un fornitore, è questo fornitore che deve essere indicato come Produttore dei PdV?

In linea generale è possibile indicare tale fornitore come Produttore dei PdV ma tale ruolo potrebbe essere anche ricoperto formalmente dal Titolare e poi prevedere attività tecniche di normalizzazione da parte del Fornitore che si occupa della parte operativa-informatica. 

Se ho solo la Fattura Elettronica, con la conservazione sono obbligato ad avere il manuale della conservazione?

Sì, il manuale è obbligatorio anche per una singola tipologia e un singolo documento conservato digitalmente. 

In caso di gestione della contabilità in outsorcing, per società private il ruolo del Responsabile della conservazione è delegabile ad un soggetto esterno? Il manuale della conservazione ha una scadenza? Deve essere predisposto con una determinata frequenza?

Sì solo per i soggetti Privati (non PA) il ruolo del Responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di terzietà del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. In merito al manuale della conservazione del Titolare, le Linee Guida, il cui termine ultimo di adeguamento è il 31/12/2021, stabiliscono che il Responsabile della Conservazione cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Quindi la frequenza di aggiornamento è cadenzata in riferimento ad eventuali aggiornamenti necessari.

Se si vuole datacerta al manuale e si ha conservazione della pec, è valido inviarsi una pec che andrà in conservazione, con allegato il Manuale?

Potrebbe essere una possibilità sicuramente in quanto ai sensi del DPCM 22 febbraio 2013 la PEC rappresenta una datacertazione (validazione temporale erga omnes). Tuttavia si ricorda che il manuale della conservazione essendo stato qualificato come documento informatico andrebbe conservato digitalmente ed il processo di conservazione prevede anch'esso l'apposizione di una marca temporale, ossia di una datacerta opponibile a terzi. 

Il responsabile della conservazione può coincidere con il Titolare?

No, può coincidere con una persona fisica presso la struttura organizzativa del Titolare, ad esempio il suo legale rappresentante o il suo Direttore amministrativo o il suo Direttore IT, ecc.

Nel caso di conservazione documenti da parte del commercialista che è il responsabile della conservazione dei documenti per più aziende quanti manuali devono essere compilati

Va redatto e aggiornato un manuale della conservazione per ciascuna azienda Titolare, di cui il commercialista ricopre il ruolo di Responsabile della conservazione.

Per adeguare i metadati dobbiamo aspettare le linee guida?

No, bisogna seguire quanto riportato nel SDK a suo tempo fornito.

Nel caso di gruppi di società: ALFA delega la capogruppo BETA che delega NAMIRIAL. ALFA deve avere un suo Manuale di conservazione, corretto? Sarà fornito un manuale anche per questo caso?

Il manuale non è fornito. È fornito il template del manuale da valorizzare, approvare e conservare con i dati del responsabile della conservazione.

In termini operativi e tecnici, oltre alla necessità di redigere il manuale della conservazione del titolare e con riferimento ai contratti in essere fra clienti finali e partner di 2C Solution per l’erogazione del servizio della fatturazione elettronica, cosa bisogna fare entro e dal 01.01.2022?

Oltre alla redazione del Manuale della Conservazione, ad opera del Cliente fino al 31.12.2021 sarà possibile conservare i pacchetti con metadati dell'attuale linea guida. dal 1° Gennaio i metadati dovranno essere quelli delle nuove linee guida, seguendo quanto indicato all'interno del SDK fornito a suo tempo. 

In termini operativi e tecnici, oltre alla necessità di redigere il manuale della conservazione del titolare e con riferimento ai contratti in essere fra clienti finali e partner di 2C Solution per l’erogazione del servizio della fatturazione elettronica, cosa bisogna fare entro e dal 01.01.2022?

Oltre alla redazione del Manuale della Conservazione, ad opera del Cliente fino al 31.12.2021 sarà possibile conservare i pacchetti con metadati dell'attuale linea guida. dal 1° Gennaio i metadati dovranno essere quelli delle nuove linee guida, seguendo quanto indicato all'interno del SDK fornito a suo tempo. 

Anche chi ha già un contratto in essere deve redigere il manuale di Conservazione oppure solo per i nuovi contratti?

Il manuale deve essere redatto per ogni cliente (Titolare) avente in essere un processo di conservazione, quindi il manuale deve essere fatto sia per i vecchi sia per i nuovi clienti.

Dal 1° Gennaio 2022 scatterà l'obbligo di trasmettere allo SdI anche le fatture Cee ed ExtraCee. Avete già previsto la metodologia della trasmissione?

27. Dal 1° Gennaio 2022 scatterà l'obbligo di trasmettere allo SdI anche le fatture Cee ed ExtraCee. Avete già previsto la metodologia della trasmissione? 

È previsto un nuovo modello di indice da inoltrare al servizio di conservazione? Quando sarà disponibile?

Dal 1° Gennaio i metadati dovranno essere quelli delle nuove linee guida, seguendo quanto indicato all'interno del SDK fornito a suo tempo. 

Il manuale va inviato al nostro cliente o mantenuto da noi come SW che crea i PdV e rivende il servizio di Namirial al cliente finale?

Il Manuale della Conservazione lo deve redigere, approvare e aggiornare il Responsabile della Conservazione (RDC) di ciascun Titolare, quindi di ciascuna azienda che conserva i propri documenti. Se il RDC è un ruolo ricoperto per tutti i Titolari da una persona fisica della software house allora potete mantenerlo, altrimenti è il RdC del Titolare (utente finale) a dover redigerlo e conservarlo. 

Tra i nuovi metadati obbligatori, come soggetti è obbligatorio indicare le informazioni di tutti i ruoli (Autore, Mittente e Destinatario) o solo uno dei 3?

Per i soggetti privati è obbligatorio sono obbligatori o l'Autore o il Mittente e poi bisogna sempre valorizzare il "Soggetto che effettua la registrazione". Si raccomanda per le fatture emesse, i DT emessi ecc. di valutare anche il Destinatario a meno che sia già valorizzato in altri metadati custom aggiuntivi. 

Se il PdV deve essere creato direttamente dal soggetto che crea i file come verranno conservate le fatture elettroniche (che hanno la conservazione compresa)?

Namirial apparirà come normalizzatore dei dati inviati per comporre il PdV di fatturazione elettronica. 

Anche su una partecipata può essere nominato un consulente esterno?

Sì, l'importante è gestire con l'apposita scheda servizio (atto di delega) il nominativo. Solo le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorità di sistema portuale, nonchè alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione, non possono nominare un soggetto esterno. 

I clienti finali che utilizzano il servizio LegalSolutionDOC® per la sola fatturazione elettronica, sono obbligati a redigere questo manuale?

Sì, il manuale è obbligatorio anche per una singola tipologia e un singolo documento conservato digitalmente. 

Il manuale della conservazione ha una scadenza? Deve essere predisposto con una determinata frequenza?

Non ha una scadenza, in assenza di modifiche legislative o contrattuali. 

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